Prosjektrisikostyring - Vite hvordan du kan redusere risikoen

En risiko er en usikkerhet som ikke kan unngås, men den kan definitivt håndteres. Å håndtere risiko er veldig viktig, spesielt når det gjelder da risikoen kan påvirke prosjektet positivt eller negativt. Men i begge tilfeller vil ditt endelige resultat avvike fra det du har lovet. Dermed blir prosjektrisikostyring en viktig ferdighet som hver prosjektleder må ha for å sikre at prosjektene lykkes. I denne artikkelen om prosjektrisikostyring vil jeg gi deg et fullstendig innblikk i hvordan risikoer håndteres og styres i et prosjekt.

Nedenfor er emnene jeg skal dekke som en del av prosjektrisikostyring:

• Introduksjon til prosjektrisikostyring
• Behov for prosjektrisikostyring
• Project Risk Management Framework
• Prosjektrisikostyringsverktøy

Hvis du vil mestre begrepene prosjektledelse og bli en prosjektleder, kan du sjekke ut vår instruktørledede der disse emnene er dekket i en bredere målestokk.

For nå, la oss komme i gang med artikkelen vår.

Prosjektrisikostyring

En risiko er et avvik av usikkerhet som kan føre til uønskede resultater. I en prosjektledelsessammenheng, hvis disse risikoene blir virkeligheter, blir de klassifisert som 'problemer' som må tas opp. Forekomsten av risiko i ethvert prosjekt kan gi en positiv eller negativ innvirkning på målene. For å forhindre enhver form for tap eller forstyrrelse, blir det en integrert del av hver jobb for å ha en skikkelig risikostyringsplan. Prosjektrisikostyring refererer til prosessen der en prosjektleder prøver å identifisere potensielle risikoer på forhånd, analysere dem og deretter ta passende forholdsregler som vil bidra til å redusere eller dempe risikoen. Nå kan risikoer oppstå når som helst i og ved å utføre hensiktsmessig risikostyring kan du sikre at prosjektet ditt er på sporet og oppfyller målet.

Å bore dypere inn i prosjektrisikostyring, kan en annen type prosjekt bety forskjellige ting. For eksempel kan risikostyringsstrategiene for store prosjekter avvike fra de mindre.De kan ha en detaljert plan for hver risiko for å sikre at avbøtingsstrategiene alltid er i orden, i tilfelle problemene oppstår. Mens for mindre prosjekter er risikostyringsplanen mer på den enklere siden. De vil ha en enkel plan med oppgavene organisert i avtagende rekkefølge av deres prioritet i prosjektet.

Jeg tror med dette er du klar med hva som faktisk er prosjektrisikostyring. La oss nå gå videre i denne artikkelen og forstå hvorfor risikostyring er så viktig.

Behov for prosjektrisikostyring

Som jeg allerede har nevnt, hjelper prosjektrisikostyring med å forutsi og redusere risikoen som hjelper til med å unngå enhver form for tap eller konflikt i prosjektet. Men omfanget av risikostyring slutter ikke her. Det er mye mer omfattende fordeler som kan endre hele resultatet av et prosjekt. Nedenfor har jeg listet opp noen av dem:

• Evaluering av problemområder

  En detaljert risikostyringsplan for prosjektet vil gi deg et klart bilde av prosjektet ditt og de problematiske områdene i det. På den måten vil du være i stand til å rette oppmerksomheten mot prosjektets svake ledd, utføre helsekontroller, fagfellevurderinger og revisjoner for å holde prosjektytelsen oppe.

• Færre overraskelser
  

Risikostyringsplaner gir deg en tidlig advarsel om potensielle risikoer eller problemer. Dette gjør det mulig for teamet å forberede seg og ta de nødvendige skritt for å avhjelpe problemer før de eskalerer til alvorlige problemer og forårsaker irreversibel skade.

• Bedre beslutningstaking

Med informasjon om risiko på forhånd er den øverste ledelsen i stand til å ta bedre og effektive beslutninger. De vil ha sanntidsinformasjon om risiko gjennom et dashbord som kontinuerlig vil gi dem de nyeste dataene.

• Forbedret kommunikasjon

Effektiv risikostyring forbedrer kommunikasjonsflyten. Med risikoen oppdaget på forhånd, åpner det diskusjonspunktet mellom det involverte teamet. Alle lagene skal samle tankene og snakke om problemområdene og håndtere årsakene til det i stedet for å skylde på hverandre etter at skaden er gjort.

• Nøyaktige budsjettanslag

Med prosjektrisikostyring kartlagt i tidsplanen og kostnadsplanleggingen, vil du kunne forutsi potensielle problemer. Dette vil hjelpe deg med å sette av et bufferbudsjett for hvert av domenene, som kostnad, tid, ressurs osv., Noe som resulterer i mindre svinn og bedre kvalitet.

• Forhøyet suksessrate for prosjektet

Med en effektiv risikostyringsplan innarbeidet i din , øker tankegangen til hele teamet ettersom de vet at risikoen blir aktivt styrt og det er veldig mindre sannsynlighet for feil.

• Fokuserte lag

Å vite det faktum at risikoen blir aktivt sporet og styrt, kan teamene fokusere mer på sine tildelte oppgaver. Ikke bare dette, risikostyring fremhever problemområdene i et prosjekt, slik at teamene raskt kan håndtere dem for å sikre prosjektsuksessen.

• Klar risiko eskaleringer

En systematisk risikostyringsplan vil gi deg en skikkelig ide om når en risiko må eskaleres til seniornivået for råd og handling. Dette vil bidra til å varsle de riktige menneskene til rett tid for å analysere og fikse risikoen.

Nå som du er kjent med fordelene ved å ha en ordentlig prosjektrisikostyringsplan, la oss gå videre og se rammene for risikostyring.

Project Risk Management Framework

Rammeverket for risikostyring består av fem prosesser som kan ha forskjellige sjargonger som varierer fra organisasjon til organisasjon. Nedenfor har jeg listet opp alle de fem prosessene i detalj:

1. Risikoidentifikasjon
2. Kvantitativ analyse
3. Kvalitativ analyse
4. Planlegg risikosvar
5. Overvåke og kontrollere risikoen

Risikoidentifikasjon

For å løse en risiko er det veldig viktig at du først har detaljert informasjon om den. Nå, hvordan identifiserer du en prosjektrisiko? Det er forskjellige måter risiko kan identifiseres på. Noen av dem er:

• Dokumentasjonsanmeldelse: Det er vanlig praksis og brukes mest til å identifisere risiko ved å gjennomgå prosjektrelaterte dokumenter (erfaringer, artikler, organisasjonsmidler osv.).
• Hjerneskriving: Det er en mer effektiv måte sammenlignet med idédugnad for å bore ned til problemområdene. Detteer en metode for rasktgenerererideer derdeltakerne får papirer og blir bedt om å skrive sine ideer om det innen en gitt tidsramme.
• Horisontal skanning: Dette er en teknikk der vi prøver å se inn i fremtiden for å oppdage trusler eller muligheter som kan oppstå i prosjektet vårt.
• Årsaksanalyse: Denne prosessen brukes til å bestemme grunnårsakene til de identifiserte risikoene som blir undersøkt videre for å identifisere ytterligere risiko.
• SWOT-analyse: Står for styrker, svakheter, muligheter og trusler. I denne analysen identifiseres mulige svakheter og trusler for prosjektet for å bestemme risikoen.
• Sjekkliste-analyse: Denne teknikken lager en sjekkliste over risikokategorier som brukes til å spore ytterligere risikoer for prosjektet.

Når du er ferdig med å identifisere risikoen, kan du fortsette og bestemme muligheten for at den oppstår, etter konsekvenser. Dette vil hjelpe deg med å forstå risikoen og hvilken innvirkning den kan ha på prosjektets mål og mål. Videre må hver risiko du identifiserer logges i risikoregisteret.

Men nå må du tenke hvordan analyserer du risikoen? Vel, dette kan gjøres ved hjelp av kvalitativ og kvantitativ analyse som jeg vil dekke i de kommende delene av denne artikkelen.

Fibonacci c ++ rekursjon

Kvalitativ analyse

Kvalitativ analyse er en subjektiv analyse der risikoen skaleres fra høy til lav basert på to parametere Sannsynlighet og innvirkning. Sannsynlighet er sjansene for at en risiko dukker opp, og innvirkning er graden av effekt det kan forårsake på prosjektet ditt. Grafen nedenfor representerer risikoskalaen basert på sannsynlighet og innvirkning.

Kvantitativ analyse

Kvantitativ analyse er mer fokusert på beregningen av numeriske verdier av risikosannsynlighet og innvirkning. Dette kan analyseres med forskjellige teknikker som forventet pengeverdi, sensitivitetsanalyse, beslutningstrær, historiske data, ekspertvurderinger, intervju etc. Dette vil hjelpe prosjektlederteamet med å sortere oppgavene ut fra deres prioritet.

Planlegg risikosvar

Nå som du vet hva som er risikoen som kan dukke opp i prosjektet ditt, må du bestemme deg for en plan som sier hva du skal gjørehver risiko, bedre kjent som en beredskapsplan. Vær oppmerksom på at beredskapsplanen din blir justert og innebygd i din . Dermed må du ha et bufferbudsjett for tid, ressurser og penger. Men uansett hvordan du prøver, er det ingenting som perfekt risikostyringsplan som ikke krever noen iterasjoner. Når du har satt risikostyringsplanen din i bruk, vil du ende opp med en annen plan for å verifisere at ingen nye risikoer ble introdusert. Så denne fasen fortsetter til slutten, og ved slutten av prosjektet kan du fortsatt sitte igjen med noen sekundære eller gjenværende risikoer.

Overvåke og kontrollere risikoer

Din oppgave slutter ikke med å implementere risikostyringsplanen. Siden risikoer ikke er statiske og har en tendens til å transformere, utvikle seg, dukke opp igjen eller generere når som helst i prosjektets livssyklus, må du holde et øye med dem. En av de enkle måtene å gjøre dette på er å regelmessig gjennomgå risikoregisteret som inneholder loggen over alle identifiserte risikoer. Du må følge nøye med på prosjektets fremdrift og identifisere sannsynligheten for potensielle risikoer. Planen din for risikosvar vil bare bli ansett som vellykket og effektiv hvis den starter hver gang en risiko oppstår. Men det kan alltid være eksepsjonelle tilfeller der beredskapsplanen din ikke fungerer. I slike situasjoner må du ha en sikkerhetskopieringsplan klar i ermet, bedre kjent som Fallback-planen. Dette vil gi deg dobbelt sikkerhet mot risikoen og redusere tapsprosenten til et minimum.

Så alt handlet om risikostyringsprosessen. Etter å ha lært om hele prosessen, tenker du kanskje at risikostyring er en kompleks og langvarig prosess. Vel, for å fortelle deg sannheten, det er det virkelig, og for en prosjektleder blir detfor tungvint til å håndtere dette alene. Det er her ulike risikostyringsverktøy kommer inn i bildet og redder prosjektlederen fra alle disse problemene.

Prosjektrisikostyringsverktøy

I følge en undersøkelse utført av PMI er det nesten 86% av organisasjonene, uavhengig av størrelse og bransje, som bruker risikostyringsmetoder. Med fremskritt innen teknologi og alt som skjer digitalt, har prosjektledere begynt å integrere digitale risikostyringsverktøy / programvare i sin prosjektledelse. Nedenfor har jeg listet opp de mest foretrukne verktøyene fra prosjektledere over hele verden:

• nTask

nTask er en fullverdig prosjektledelsesverktøy som muliggjør effektiv risikorapportering, enkel synlighet, beregning av nøyaktig risikopåvirkning, automatisk generering av risikomatrisesammendrag etc.

• Løse

Resolver fokuserer hovedsakelig på prosjektetrisikoplanlegging og forberedelsesfaser og inkluderer fordeler som effektiv vurdering, tilpassbare rapporter, sanntidsinnsikt, hendelsesstyring, risikoprioriteringsanalyse, risikogjenvinningslager, risikosvarstyring etc.

• TimeCamp

TimeCamp er i utgangspunktet et tidssporingsverktøy som gir funksjoner som å bestemme potensielle økonomiske risikoer, tidsstyringsrisikovurdering, dempe festeringrisiko etc.

• fullstendig

Integrum regnes som et av de beste verktøyene for risikostyring som først og fremst fokuserer på helse og sikkerhet i et prosjekt. Det gir fordeler som risikoidentifikasjon, forretningsoptimalisering, forretningsinformasjon etc.

• Qualys

Qualys er et avansert verktøy for risikostyring som tilbyr fordeler som sårbarhetsskanning, skanning av skadelig programvare og gjenkjenning, trusselbeskyttelse etc.

Dette fører oss til slutten av denne artikkelen om prosjektrisikostyring. Denne bloggen dekket bare en prosess involvert i prosjektledelse. Hvis du ønsker å lære mer om eller du kan sjekke de andre artiklene mine også.

Hvis du fant dette “Project Risk Management ”Artikkel relevant, sjekk ut av Edureka, et pålitelig online læringsfirma med et nettverk med mer enn 250 000 fornøyde elever spredt over hele verden.

Har du spørsmål til oss? Vennligst nevn det i kommentarfeltet til dette Prosjektrisikostyringsartikkel og vi kommer tilbake til deg.