Prosjektledelsesverktøy - Hjelpemidler til prosjektledere

Effektiv prosjektledelse er et must når man snakker om vellykkede prosjekter. Å administrere et småskalaprosjekt er enkelt, men ting blir veldig utfordrende når teamstørrelsen begynner å vokse. Å håndtere alle oppgavene og menneskene som er involvert i et prosjekt samtidig, kan vise seg å være en tungvint avtale. Dette er hvorprosjektledelsesverktøyene kommer inn i bildet. I denne artikkelen vil jeg diskutere alt du trenger å vite før du velger verktøy for prosjektledelse.

Nedenfor er emnene jeg skal diskutere i denne artikkelen:

• Prosjektledelse Oversikt
• Prosjektledelsesverktøy
• Behov for verktøy for prosjektledelse
• Beste verktøy for prosjektledelse i markedet

Prosjektledelse Oversikt

'Prosjektledelse er disiplinen å initiere, planlegge, gjennomføre, kontrollere og avslutte arbeidet til et team for å oppnå spesifikke mål og oppfylle spesifikke suksesskriterier.'

- Wikipedia

I enklere termer, er prosessen med å arrangere og administrere alle aktiviteter knyttet til et prosjekt. Det hjelper med å administrereet prosjekt helt fra begynnelsen til en definert slutt, med det ideelle målet å levere resultatet i tide og innenfor budsjettet. Et skikkelig rammeverk for prosjektledelseinneholder en prosjekts livssyklus og fem store prosjektledelsesprosessgrupper. Disse prosessgruppene pakke sammen 10 kunnskapsområder og 49 prosesser som ofte opererer omtrent samtidig på et prosjekt eller med homogene input og output. Disse gruppene er:

1. Å innlede: I denne prosessgruppen blir prosjektets opprinnelige omfang definert, så vel som ressurser er forpliktet.
2. Planlegger: I denne prosessgruppen,det planlegges et passende detaljnivå for prosjektet.
3. Utfører: Denne prosessengruppebestår av prosessene som brukes til å fullføre arbeidet som er definert i prosjektledelsesplanen.
4. Overvåking og kontroll: Denne prosessgruppen involverer sporing, gjennomgang og regulering av ytelsen til prosjektet.
5. Lukking: Denne prosessgruppen er en viktig del av prosjektledelsen, utført for å fullføre alle prosjektaktivitetene for å fullføre prosjektet.

Nå må du ha forstått at prosjektledelse er en langvarig prosess. Hele denne prosessen ligger bare på skuldrene til en prosjektleder. Å administrere og organisere et prosjekt er ikke en enkel oppgave. Hvis prosjektlederen ikke er dyktig nok, er det store sjanser for at prosjektet ditt ikke gir det forventede resultatet. I dag velger prosjektledere ofte sertifiseringer som PMP for å bevise sitt hold og ekspertise over emnet. Jeg har skrevet en detaljert artikkel om som du kan henvise til for mer informasjon.

Begrepet prosjektledelse kan spores tilbake til begynnelsen av 1800-tallet, men ble anerkjent som et tydelig yrke på midten av 1900-tallet. Prosjektledere startet med å bruke tradisjonelle verktøy som penn og papir for å holde oversikt over aktiviteter der alt måtte gjøres manuelt.Men med fremgangen innen teknologi, bruker prosjektledere nå forskjellige prosjektledelsesverktøy for å øke hastigheten og lette hele arbeidsprosessen.

I neste del av denne artikkelen vil jeg gi deg et fullstendig innblikk i hva som er prosjektledelsesverktøy og hvordan du bruker dem.

hvordan lage et dynamisk utvalg i java

Prosjektledelsesverktøy

Prosjektledelsesverktøy er i utgangspunktetverktøy som hjelper en person eller et team til effektivt å organisere arbeidet og styre prosjekter. Det kan være en åpen programvare eller betalt programvare som kan kjøpes online.

Siden prosjektledelse er en kompleks oppgave som består av mange utfordrende aktiviteter, fungerer prosjektledelsesverktøy ofte som hjelpemiddel for prosjektledere. Det finnes forskjellige typer prosjektledelsesverktøy tilgjengelig i markedet. De kan være programvareautomatisert eller manuelt betjent. Som neienkeltverktøy adresserer alle prosjektledelsesbehov, som prosjektleder, må du velge et prosjektledelsesverktøy som passer best til prosjekt og lederstil. Disse verktøyene tar ikke bare arbeidsmengden av hodet på prosjektlederen, men hjelper også med å standardisere arbeidet og rutinen til hele teamet.

Verktøy for prosjektledelse defineres vanligvis av de forskjellige funksjonene som tilbys. De inkluderer, men er ikke begrenset til:

1. Planlegging og planlegging

Planlegging og planlegging er viktige funksjoner i ethvert prosjektledelsesverktøy. For å administrere og synkronisere et team på en riktig måte, er det veldig viktig å holde hvert teammedlems oppgaver og ansvar synlige og tydelige. Et godt prosjektledelsesverktøy hjelper deg med å planlegge og tilordne oppgaver til teammedlemmene uten problemer, sammen med forfallsdato. Det vil også hjelpe til med å sette prioriteringer og bestemme tidsfrister. Videre vil den varsle deg hver gang prosjektet nærmer seg planlagt sluttdato, men aktiviteten din er fortsatt ufullstendig.

2. Kommunikasjon og samarbeid

Kommunikasjon og samarbeidmed teamet ditt i ett verktøy uten å måtte bytte forskjellige skjermer og programvareer viktige deler av ethvert vellykket prosjekt. Alle prosjektledelsesverktøy kommer vanligvis med et instrumentbord der prosjektlederen kan spore teamet så vel som prosjektets fremgang. Teammedlemmene kan også få tilgang til hverandres arbeid gjennom dashbordet. Få andre funksjoner som er et must for samarbeid i ethvert prosjektledelsesverktøy inkluderer statusdeling, kommentering, sporing, versjonshistorikk etc.

3. Dokumentasjon

Å føre en manuell dokumentasjon kan være en anstrengende oppgave. Selv med beste anstrengelse er det fortsatt en mulighet for feil som definitivt ikke er en god nyhet for prosjektet ditt. Dermed inkluderer prosjektledelsesverktøyene ofte funksjonaliteten til dokumentasjon der enProsjektinformasjonen din er tilgjengelig på ett sted. Denne informasjonen kan inkludereplanlagte / fullførte oppgaver, ressursdata, faktureringsinformasjon og så videre.

4. Ressursledelse

Å optimalisere ressursene til et prosjekt kan virkelig redusere gjennomføringstiden og kostnadene for prosjektet. Dermed kan en effektiv ressursadministrasjonsfunksjon i prosjektledelsesverktøyet være veldig nyttig og praktisk. Med dette får du en fullstendig oversikt over hele prosjektkostnaden som videre fordeles på ulike ressurskostnader. Disse ressursene kan være materielle, menneskelige krefter, utgifter osv. Ved å bruke et prosjektledelsesverktøy vil du kunne optimalisere disse ressursene og administrere alle prosjektprosessene effektivt.

5. Risikovurdering

Risiko er noe du aldri kan forutsi. På grunn av uforutsette hendelser (en naturkatastrofe, lavkonjunktur osv.), Kan prosjektets oppgave som varighet, fremdrift, tidsfrister, budsjett, deltakere osv. Bli påvirket. En prosjektleder må kunne beregne slike risikoer, men hvis du bruker et prosjektledelsesverktøy, må den gjøre denne oppgaven for deg. Spesielt for mangeårige prosjekter kan det være mange faktorer som påvirker det. Ved hjelp av disse verktøyene kan du være forberedt på enhver risiko som kommer din vei og håndtere slike situasjoner mer presist.

6. Rapportering

For et vellykket prosjekt, må du ha et fullstendig innblikk imangler og problemer som krever øyeblikkelig oppmerksomhet og løsning. Når du bestemmer deg for prosjektledelsesverktøyet ditt, må du sørge for at det har to viktigste funksjoner som er innsiktsfulle rapporter og Key Performance Indicator (KPI) dashboards. Med riktige rapporteringsverktøy kan du også lage tilpassbare rapporter og samle alle tidligere innsatte prosjektdata.

7. Baseline & Estimation

For et prosjekt,grunnlinjen må være klart definert helt i begynnelsen av prosjektplanen, ved hjelp av hvilken du kan måle og sammenligne prosjektets fremdrift. Nå må et prosjektledelsesverktøy ha denne funksjonaliteten for at en leder kan sammenligne en sanntidstilstand med ting og estimering og analysere avvikene. Det er forskjellige verktøy i markedet som tilbyr automatiske basislinjealternativer, så mens du velger verktøyet, velger du med omhu.

Behov for verktøy for prosjektledelse

1. Standardisert tilnærming

Prosjektledelsesverktøyene styrer hele prosjektutviklingsprosessen på en standardisert måte. Ved hjelp av verktøyet, aprosjektleder kan organisere hele prosessen med maler og andre tilsyn. Det hjelper dem med å sikre at prosjektene utvikler seg slik de har planlagt uten å spore av.

2. Overvåking

Det er veldig viktig å holde oversikt over prosjektfremdriften, spesielt hvis den har langvarig varighet. Prosjektledelsesprogramvare spesialiserer seg på denne funksjonaliteten, og de fleste av dem gir et sanntids oppgave- og aktivitetssporingssystem. Disse verktøyene hjelper til med å spore og overvåke forskjelligestadier av et prosjekt. De kan også forutsi om prosjektet vil være i stand til å oppfylle tidslinjen, i henhold til dagens tempo. Dermed er det veldig nyttig med hensyn til fullført og kostnadsbesparende prosjekt i tide.

3. Effektiv styring

Prosjektledelsesverktøyene gir en fullstendig oversikt over prosjektet som hjelper en prosjektleder med å tilpasse og prioritere oppgavene.Med disse kan en prosjektleder være mer organisert og systematisk når det gjelder planlegging, planlegging, sporing av fremdrift, dokumentasjon, budsjettstyring, ressurstildeling, risikostyring etc. Med prosjektledelsesverktøy kan du enkelt holde deg innenfor ditt omfang og spore fremdriften.

4. Effektiv budsjettplanlegging

Budsjett er en av de største utledende kreftene bak ethvert prosjekt. Å levere et vellykket og betimelig prosjekt innen estimert budsjett krever mye planlegging og kontroll. Et prosjektledelsesverktøy må hjelpe en prosjektleder med å komme seg ut av denne situasjonen og planlegge et riktig budsjett.

5. Optimalisert beslutningstaking

Med alt tilgjengelig på ett sted, fører prosjektledelsesverktøyene ofte til bedre beslutningstaking. Siden du har alle sanntidsparametrene knyttet til oppgaven og aktivitetene til prosjektet, vilbeslutningsprosessen blir forbedret og nøyaktig.

6. Bedre kommunikasjon

Prosjektledelsesverktøyene etablerer en enkel kommunikasjonstrakt ikke bare med de interne prosjektmedlemmene, men også med de eksterne medlemmene, som klienter og interessenter. Ved hjelp av disse verktøyene blir informasjonsflyten tydelig og presis angående enhver oppgave eller aktivitet som gjelder prosjektet.

7. Dokumentdeling

Dokumentdeling er en viktig aktivitet i ethvert prosjekt, og med prosjektledelsesverktøy i bildet blir denne oppgaven uanstrengt. Dengjør det mulig for interessentene i prosjektet å finne mer omfattende dokumenter, trådrammer, spesifikasjoner osv. for å sikre gjennomsiktighet og kommunikasjon.

8. Forbedret kundetilfredshet

Med alt som gjøres innenfor de angitte omfangene og budsjettet sammen med førsteklasses kvalitet, er kundene nødt til å være fornøyde.Effektive prosjektledelsesverktøy tilbyr funksjonalitetene som gjør at dette kunde / leverandørforholdet kan fortsette selv etter at prosjektet er fullført og levert.

Beste verktøy for prosjektledelse i markedet

Nedenfor har jeg listet de 10 beste prosjektledelsesverktøyene som er tilgjengelige i markedet:

1. Wrike

Wrike er en kraftig online prosjektledelsesprogramvare som gir full synlighet og kontroll over prosjektoppgavene. Det er en prisvinnende programvare for online prosjektledelse og hjelper til med å forbedre hastigheten og effektiviteten i arbeidet i både samlokaliserte og distribuerte grupper.

2. Asana

Asana er et web- og mobilprosjektledelsesprogram designet for å hjelpe team spore arbeidet deres. Det er enkelt å komme i gang, men kraftig nok til å drive hele virksomheten. Den har mange funksjoner som kan hjelpe organisasjonen din og spore arbeidet på en måte som passer til hvert teams arbeidsflyt ved å gi gjennomsiktighet og klarhet til lagkameratene.

3. Trello

Trello er en nettbasert prosjektledelsesapplikasjon utviklet avTåke lita elv, bekkProgramvare ogereies for tiden av Atlassian. Fra oppstart til Fortune 500-selskaper, gir Trello den visuelle måtenfor team å samarbeide om ethvert prosjekt. Den er utrolig fleksibel og enkel å bruke. Den holder rede på hver eneste detalj, det være seg et stort bilde eller en liten detalj ved hjelp av kanban-stil ledelse.

4. JIRA

JIRA er et prosjektledelsesverktøy som mer populært brukes til sporing av feil og sporing av problemer.Bruker JIRA degkan enkelt planlegge, spore og administrere dine smidige programvareutviklingsprosjekter ved å tilpasse arbeidsflyten og teamsamarbeidet. Det gir spesielle funksjoner for smidig programvareutvikling som hjelper lagene å holde fokus på å levere iterativ og inkrementell verdi, så raskt som mulig, med tilpassbare scrumboards.

desimal til binær pythonkode

5. Basecamp

Basecamp er et sanntids kommunikasjonsverktøy som hjelper team til å holde seg på samme side og ermindre for tradisjonelle prosjektledelsesoppgaver. Det er en pålitelig tjeneste som tilbyr et enkelt oppsett og kort læringstid. I tillegg til oppgavelister blir kalendering, forfallsdatoer og fildelingsfunksjoner lettere å holde orden på prioriteringer og handlingsbare ting.

6. Zoho

Zoho er en gratis online prosjektledelsesprogramvare som lar deg gjøre forretningsprosjektene dine mer produktive og fullføre dem innen en gitt tidsramme. Ved å bruke Zoho kan du få en grundig innsikt medkartlegger og rapporter mens du samarbeider med teamet ditt, kunder, leverandører eller konsulenter sømløst.

7. Podium

Podium er en skybasert samarbeidstjeneste som drives av Citrix.Dener et sosialt samarbeidsverktøy der man kan bygge applikasjoner og sette opp arbeidsområder for å støtte de foretrukne arbeidsflytene og bli mer effektive. Det er det perfekte verktøyet for å forbedre samarbeidet, da det lar deg få kontakt med kolleger via internt sosialt nettverk og chat.

8. FreedCamp

Freedcamp er et nettbasert prosjektledelsesverktøy og organisasjonssystem. Den kan brukes av enenkeltbrukere eller flere brukere som samarbeider ved hjelp av cloud computing. Det er et ideelt verktøy for de menneskene og bedriftene som ønsker å beholde kontrollen over prosjekter, ressurser, budsjett, tid osv.Freedcamp hjelper deg hovedsakelig med å forbedre arbeidsflyten din, bestemme målene dine og oppnå dine mål innen angitt tid og budsjett.

9. Scoro

Scoro er en omfattende løsning som integrerer alle funksjonene som er nødvendige i hvilken som helst prosjektledelsesprogramvare. Ved å bruke Scoro kan du administrere hele selskapet ditt på ett sted, dvs. det forener de forskjellige systemene og utallige regnearkene til et enkelt verktøy. Det er i utgangspunktet en software-as-a-service-løsning for profesjonelle og kreative tjenester.

10. Microsoft Project

MS-prosjekt er et prosjektporteføljestyringsverktøy levert av Microsoft. Det gir sky-basertog lokale alternativer. Det gir også integrerte planleggingsverktøy som hjelper til med å organisere og holde oversikt over prosjekter, inkludert daglige oppgaver og generell retning.

Dette var de 10 beste verktøyene i markedet. Det er flere verktøy tilgjengelig i markedet som brukes på forskjellige domener. Med dette vil jeg avslutte denne artikkelen om verktøy for prosjektledelse. Håper det hjalp til med å øke verdien til din kunnskap. Før du begynner med prosjektet ditt, kan du referere til min artikkel.

Hvis du fant denne artikkelen om “Project Management Tools ' relevant, sjekk ut av Edureka, et pålitelig online læringsfirma med et nettverk med mer enn 250 000 fornøyde elever spredt over hele verden.

Har du spørsmål til oss? Vennligst nevn det i kommentarfeltet, så kommer vi tilbake til deg.