Prosjektkommunikasjonsledelse: Hvordan sikre suksess?

I følge en undersøkelsesrapport fra PMI ble det oppdaget at ett av fem prosjekter mislyktes på grunn av ineffektiv kommunikasjon. For å sikre en suksess en prosjektleder må kurere en effektiv prosjektkommunikasjonsledelse. I denne artikkelen om prosjektkommunikasjonsledelse vil jeg gi deg en fullstendig gjennomgang av hvordan systematisk kommunikasjon er etablert i et prosjekt, og hva er de forskjellige prosessene som er involvert i det.

Nedenfor er emnene jeg skal diskutere i denne prosjektets tidsstyringsartikkel:

• Hva er prosjektkommunikasjonsledelse?
• Fordeler ved kommunikasjonsledelse
• Prosjekter for ledelse av prosjektkommunikasjon

For å mestre alle konseptene i prosjektledelse, kan du sjekke ut den strukturerte programmet, hvor du vil bli ledet av instruktører.

Hva er prosjektkommunikasjonsledelse?

Prosjektkommunikasjonsledelse, ifølge ,
Prosjektkommunikasjonsledelse inkluderer prosessene som er nødvendige for å sikre at informasjonsbehovet til prosjektet og dets interessenter blir oppfylt gjennom utvikling av gjenstander og implementering av aktiviteter designet for å oppnå effektiv informasjonsutveksling.

Det er et av de ti viktigste kunnskapsområdene som legger grunnlaget for rammeverket for prosjektledelse og spiller en viktig rolle i å holde hele prosjektgruppen på samme side. Uten riktig kommunikasjonsledelse, hele kan smuldre ned da mangel på kommunikasjon kan føre til sammenbrudd i ulike prosesser. Dette kan ytterligere gi en negativ effekt på den endelige leveransen og dermed resultere i et mislykket prosjekt.

hvordan du bruker anaconda python

Prosjektkommunikasjonsledelse dekker forskjelligeprosesser som sikrer at riktig prosjektinformasjon blir levert til riktig team og til riktig tid. Effektiv kommunikasjon hjelper til med å etablere et sunt forhold mellom ulike interessenter med varierende kulturell og organisatorisk bakgrunn, kompetansenivå, interesser og perspektiver. Alt i alt kan de påvirke prosjektgjennomføringen og det endelige produktet.Den komplette prosessen med prosjektkommunikasjonsledelse er en samling av to deler:

1. De første del arbeider med utvikling av en strategi som sikrer et effektivt kommunikasjonssystem for interessenter.
2. De andre del har som mål å utføre de aktivitetene som er nødvendige for å implementere kommunikasjonsstrategiene.

I gjennomsnitt bruker en prosjektleder ca 85-90% av sin totale prosjekt tid på å kommunisere. Dermed for en , å opprettholde en effektiv kommunikasjonsflyt blir veldig viktig. For å gjøre det, må han bestemme seg for en prosjektstrategi helt i begynnelsen av prosjektet og følge den gjennom hele prosjektets livssyklus. Noen av de sterkt anbefalt som hjelper til med å etablere effektiv kommunikasjon er listet opp nedenfor:

• Sterk aktiv lytting
• Dyktig skriving
• Flytende taleevne
• Avhør og utforske ideer
• Å etablere og håndtere forventninger
• Motiverende team for å bli og holde seg engasjert
• Veiled team for å forbedre ytelsen
• Konfliktløsning
• Evne til å oppsummere og gjenta
• Identifiser det neste mest effektive trinnet

Sammen med de ovennevnte ferdighetene, må en prosjektleder også følge 5 C’er kommunikasjon som vil bidra til å skape en uavbrutt og systematisk kommunikasjon gjennom hele prosjektet. Disse fem C-ene er:

I form av , kan kommunikasjon være av forskjellige typer:

1. Skriftlig kommunikasjon: Det er en av de mest presise kommunikasjonsformene som overføres via et korrespondansemedium. Det kan separeres ytterligere i to former:
   1. Skrevet formell: Prosjektcharter, omfangserklæring, prosjektplan, WBS, prosjektstatus, komplekse spørsmål, kontraktsrelatert kommunikasjon, notater etc.
   2. Skriftlig uformell: e-post, notater, brev, regelmessig kommunikasjon med teammedlemmer etc.
2. Muntlig kommunikasjon: Denne typen kommunikasjon har en høy grad av fleksibilitet gjøres gjennom personlig kontakt, teamet møtes, telefonisk osv. Det kan videre kategoriseres i to former:
   1. Muntlig formell: Presentasjoner, taler, forhandlinger osv.
   2. Uformell muntlig: Samtale med teammedlemmer, prosjektmøter, break-room eller war-room samtaler etc.
3. Ikke-verbal kommunikasjon: Det er den mest grunnleggende kommunikasjonsformen, og omtrent 55% av kommunikasjonen skjer i denne formen.Generelle eksempler på denne typen kommunikasjon er ansiktsuttrykk, håndbevegelser, tonen i stemmen mens du snakker osv.

Jeg håper nå har du bedre forståelse av hva prosjektkommunikasjonsledelse er. I neste avsnitt vil jeg snakke om hvordan kommunikasjonsledelse gagner en organisasjon.

Fordeler ved kommunikasjonsledelse

• Forventninger: Prosjektkommunikasjonsplan hjelper til med å sette standarder for hvordan og når kommunikasjon skal foregå.Dette hjelper en leder til å opprettholde prosjektkontrollen og sikre at alle interessentene får den nødvendige informasjonen.
• Konsistens: Med en skikkelig kommunikasjonsplan blir en prosjektleder mer konsistent i håndteringen av prosjektaktiviteter. Det gir også teammedlemmene en retning som de kan kommunisere med resten av teamet og interessenter konsekvent.
• Produktivitet: Effektiv prosjektstyringsplan holder alle teammedlemmene godt informert om prosjekthendelsene. På denne måten er de alltid utstyrt med den informasjonen de trenger i stedet for å stoppe arbeidet og se etter manglende informasjon.
• Utfall: Det etablerer en skikkelig og tydelig kommunikasjonskanal mellom teamet og interessentene som sikrer at teamet vetnøyaktig hva interessentene ønsker, trenger og forventer av prosjektutgangen.
• Kontrollert kommunikasjon: Kommunikasjonsledelse sørger også for at riktig informasjon blir levert til riktige mennesker og til rett tid. Dette gir ikke rom for tvetydighet eller forvirring og gir en jevn flyt av kommunikasjon.
• Prosjektgruppesamarbeid: God kommunikasjon resulterer ofte i bedre samarbeid mellom teammedlemmene og forbedrer fokuset på helheten.
• Effektiv kickoff-økt: En velorganisert kommunikasjonsstyringsplan gir et godt spark fra start til prosjektenesørger for at prosjektet og metodene blir diskutert og gjennomgått på høyt nivå. Når dette er sikret, blir ytterligere kommunikasjonsprosesser uttrykt og avtalt av teammedlemmene, noe som gir dem et klart bilde av hva som vil skje videre og hvilken rolle de har i prosjektet.

Prosjekter for ledelse av prosjektkommunikasjon

Kunnskapsområdet for prosjektkommunikasjonsledelse består av følgende tre prosesser:

1. Planlegg kommunikasjonsledelse

Plan Communication Mangement er den første prosessen med kunnskapsområdet for prosjektkommunikasjonsledelse. I denne prosessen utvikles en systematisk og effektiv plan for aktivitetene som er involvert i prosjektkommunikasjon. Det bruker hovedsakelig informasjonen som kravet til hver enkelt interessent og team, organisatoriske eiendeler tilgjengelig og prosjektets behov. Plan kommunikasjon ledelsesprosessen utføres i periodiske intervaller gjennom hele . Det hjelper primært med å presentere relevante data i tide gjennom en dokumentert tilnærming som holder interessentene engasjert på en effektiv måte.

Plan kommunikasjon ledelse involverer ulike innganger, verktøy og teknikker og utganger som jeg har listet opp i tabellen nedenfor:

2. Administrer kommunikasjon

Den andre prosessen med prosjektkommunikasjonsledelse er Manage Communications, som hovedsakelig tar sikte på å samle, opprette, distribuere, lagre, hente, administrere, overvåke og til slutt avhende prosjektinformasjonen på en passende og rettidig måte. Den utføres gjennom hele prosjektets livssyklus for å gi en uanstrengt og effektiv informasjonsflyt fra prosjektgruppen til interessenter og omvendt. Denne prosessen hjelper også med å identifisere forskjellige aspekter av effektiv kommunikasjon sammen med de mest egnede metoder , teknologier og teknikker. Videre tillater det at hele kommunikasjonssystemet er mer fleksibelt ved å gi plass til eventuelle justeringer i metoder og teknikker. Det hjelper med å imøtekomme de skiftende kravene og behovene til interessentene uten å forstyrre kommunikasjonsflyten.

I tabellen nedenfor har jeg listet opp den komplette listen over innganger, verktøy og teknikker og utdata involvert i prosessen med Manage Communications:

3. Overvåke kommunikasjon

Monitor Communications er den siste prosessen i kunnskapsområdet kommunikasjonsledelse. Denne prosessen sikrer at alle informasjonsbehov og krav til prosjektet og de involverte interessentene blir oppfylt ved fullføring. Det utføres gjennom hele og hjelper til med å optimalisere informasjonsflyten i henhold til kommunikasjonsledelsen og interessentens engasjementsplan.

hvordan du bruker en iterator i java

Tabellen nedenfor inneholder listen over ulike innganger, verktøy og teknikker og utdata involvert i den endelige prosessen med prosjektkommunikasjonsadministrasjon:

Så alt handlet om prosjektkommunikasjonsledelse. Hvis du ønsker å lære mer om prosjektledelsesmetoder eller ,du kan sjekke min ' også.

Hvis du fant denne artikkelen 'Prosjektkommunikasjonsledelse' relevant, kan du sjekke ut av Edureka, et pålitelig online læringsfirma med et nettverk av mer enn 250 000 fornøyde elever spredt over hele verden.

Har du et spørsmål til oss? Vennligst nevn det i kommentarfeltet i denne artikkelen om prosjektkommunikasjonsledelse, så kommer vi tilbake til deg.